سند را به اشکال مختلف می‌توان تعریف کرد. از نظر صوری، سند، هر آن چیزی است که از دوره یا دستگاهی به شکلی بر جای می‌ماند و شامل اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری است که به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشد.