دیدگاه
نقش سند در انتقال تجربه مدیران
خسرو طالب‌زاده-معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی
سند را به اشکال مختلف می‌توان تعریف کرد. از نظر صوری، سند، هر آن چیزی است که از دوره یا دستگاهی به شکلی بر جای می‌ماند و شامل اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری است که به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشد. سند در حافظه تاریخی ما، سند تاریخی و میراثی است که بنا بر تعریفی کلاسیک دوره زمانی آن به حداقل 100سال پیش از آن بازمی‌گردد. پیشینه تاسیس آرشیو ملی ایران هم به دوران قاجار به‌خصوص زمان
«فتحعلی شاه» بر‌می‌گردد که اسناد به‌صورت آرشیو اداره بیوتات در دربار، نگهداری می‌شد. تعریف سند به مثابه سند تاریخی و میراثی در حافظه ملی ما تعریف شایع و مسلط است زیرا نخستین سندپژوهان به رشته‌های تاریخ و ادبیات و برخی به هنر تعلق خاطر داشته‌اند. همین معنی از هنگام تاسیس آرشیو ملی ایران به‌عنوان سازمان اسناد در تاریخ اردیبهشت 1349تا‌کنون ملاک و معیار داوری و ارزش‌گذاری سند بوده است. قریب به اکثریت (99درصد) محتوای آرشیو ملی ایران سند اداری است که ذیل تعریف رایج و متعارف اهمیت و قابلیت‌های آن مغفول مانده و به فراموشی سپرده شده است که نیازمند بازتعریف و بازتعیین است. سند اداری به یک معنی، تجلی اطلاعات ثبت شده از تجربه زیسته مدیران کشور است.
برای فهم اهمیت و ارزش این تعریف باید به مسئله خطیر اهمیت تجربه مدیریتی و ضرورت انتقال و گردش اطلاعات و تجربه مدیران در کشور و شناخت وضعیت آن قدری تامل شود.
ساخت مدیریت و نظام اداری کشور انتقال تجربه و اطلاعات و دانش مدیران از نسلی به نسلی دیگر را ناممکن کرده است. این امتناع انتقال تجربه دلایل تاریخی و معاصر و سیاسی دارد. مطابق نظریه «جامعه کوتاه‌مدت» محمدعلی همایون کاتوزیان مبنی بر اینکه تکرار سرنگونی‌ها، جنگ‌ها و کودتاها ما را دچار جامعه و دولت‌های با حافظه کوتاه‌مدت کرده و انباشت دانش و تجربه را غیرممکن کرده است، این امرموجب شکل‌گیری بدبینی و بدگمانی ریشه‌ای و فرهنگی در حکومت‌ها و دولت‌ها نسبت به حکومت و دولت قبلی شده است؛ بنابراین نظریه هیچ حکومتی و دولتی، نه مطلقاً بلکه به‌طور نسبی، تداوم و تکامل دوره حکومتی و دولتی قبل خود نیست و در ایران تاریخ ما تاریخ سلسله‌ای و خطی سیاسی نیست بلکه تاریخ گسست‌ها و تاریخ حکومت‌ها و دولت‌های خلق‌الساعه‌ای است که نسبتی با قبلی ندارد.
جورجو آگامبن، فیلسوف ایتالیایی، در کتاب ژرف اندیشانه و اندیشمندانه خود به نام کودکی و تاریخ، در نظریه‌ای بنیادی امکان تجربه اصیل انسانی را در دوره معاصر مدرن نفی می‌کند و آن را در شرایط امروز در محاق می داند. علت اساسی این امتناع تجربه اصیل و نه تجربه آنی و خام، پراکنده و گذرا، انبوه اطلاعاتی است که به‌طور مستمر و هر روزی، شهروندان گردشگر را احاطه کرده است. در این بمباران اطلاعات خرد و انبوه و مداوم، «شهروندان زندگی را تنها از سرمی‌گذرانند ولی آن را تجربه نمی کنند.» یکی از نتایج این «وضعیت بغرنج» از نظر آگامبن، دوری انسان‌ها از یکدیگر و عدم‌امکان گفت‌وگو و تبادل نظر و اطلاعات و در نتیجه تجربه‌ورزی است. در این «ویرانی تجربه اصیل» مدیران هم سهمی می‌برند که مدیریت مجرب و متکی بر تجربه‌های زیسته مدیران قبلی خود نمی‌کنند، بلکه مدیریت اداره خود را از سرمی‌گذرانند تا دوره محتوم و کوتاه‌مدت خود را سپری کنند.
از نظر سیاسی در ایران نیز کیفیت و راهبرد مدیریتی در ایران به مسئله فرعی در نزاع‌های سیاسی بدل شده است و با مغفول ماندن و فراموشی «منافع ملی»، تغییر مدیران بر تداوم مدیریت و تجربه مدیران، اصلی ارزشمند تلقی می‌شود.
از منظر نکات یادشده سند اداری به‌عنوان سند تجربه و اطلاعات ثبت شده ارزش و اهمیت خود را نشان می‌دهد. سازمان اسناد و کتابخانه ملی برای جبران این کاستی راهبردی و ضعف تاریخی باید همت می‌کرد و این اطلاعات و اسناد محفوظ و بایگانی شده در مخازن خود را به روش‌های مدرن که دولت الکترونیک و هوشمند نمود آن است، به اطلاعات ساختاریافته و دیجیتال تبدیل و آن را به بایگانی و اتوماسیون اداری وزارتخانه‌ها ، نهادها و سازمان‌ها بازمی‌گرداند تا حداقل از این راه، بتوان مفهوم سلسله و تداوم مدیریتی را در نظام اداری کشور زنده و نوسازی کرد. از این حیث سند اداری می‌تواند این گسست تاریخی و معاصر را در مدیریت کشور قدری التیام بخشد.
از این منظر تمامی مدیران دوره‌های کشور باید همت کنند اسناد شخصی خود را که بیانگر نوعی اقدام یا سیاست‌گذاری یا برنامه‌ریزی در دوره‌ای خاص در نهاد اداری خاص است، به آرشیو ملی ایران وابسته به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ارائه دهند تا این تجربه‌ها در کنار اسناد تاریخی و میراثی در گردش اطلاعات در نظام اداری کشور به حیات خود ادامه دهند و تأثیرگذار باشند. شاید بدون اغراق بتوان گفت این اسناد به نوعی بیت‌المال است که نظام برای تحقق آن هزینه کرده است و باید به بایگانی کشور یعنی آرشیو ملی بازگردد.
در همینه زمینه :
