سازمان‌ها چه ضعفی در افزایش بهره‌وری و همچنین افزایش بازدهی نیروی کار دارند؟
مشغله‌کاری مدیران، مانع بهره‌وری بالاست
مهدوی‌معجز: بحث فرهنگ کار در ایران بسیار پایین است و همین موضوع میزان ساعت کار مفید در بخش‌های دولتی و خصوصی را کاهش داده است
خدیجه نوروزی/روزنامه‌نگار
براساس آخرین آماری که در سال95 اعلام شده کارمندان دولت در ایران بالای2 میلیون و 328هزار نفر هستند و این آمار طی 15سال گذشته تقریبا ثابت بوده که اگر آمار کارکنان نظام استخدام لشکری را هم به این عدد اضافه کنیم دولت تقریبا8/5میلیون کارمند و حقوق‌بگیر دارد. این آمار 35درصد سطح شاغلان در جامعه را به‌خود اختصاص می‌دهد و سهم بخش خصوصی 65درصد است؛ افرادی که هر کدام‌شان در جایگاهی مشغول دادن خدمات هستند و عملکردهایشان در میزان موفقیت یا عدم‌موفقیت یک سازمان و نهاد خصوصی یا دولتی نقش بسیار تعیین‌کننده‌ای دارد. اما طبق آمار موجود میزان ساعت کاری مفید در بخش‌های دولتی در ایران زیر30دقیقه است درحالی‌که طبق استاندارد تعریف شده باید 44ساعت در هفته باشد. چرا ما در مقایسه با کشورهایی نظیر ژاپن که ساعت کاری مفیدشان در هفته 40تا 60ساعت است یا کره‌جنوبی که این رقم بین 54تا 72ساعت در هفته است، تا این میزان عقب مانده‌ایم؟ وحید مهدوی‌معجز، مشاور منابع انسانی و روانشناس در گفت‌وگو با همشهری درباره علت این موضوع می‌گوید که ماحصل آن را می‌خوانید:
35درصد شاغلان، کارمند دولت و حقوق‌بگیر هستند که در محاسبه آمار ساعت کار مفید، سهم قابل توجهی را به‌خود اختصاص می‌دهند. آیا تعریف جایگاه شغلی آنها متناسب با نیاز سازمان‌ها نیست که خروجی آن نیم ساعت کار مفید در هفته می‌شود؟
براساس آمار مراکز ذی‌صلاح مانند مرکز پژوهش‌های مجلس شورای اسلامی یا وزارتخانه‌ها هم‌اکنون 40درصد کارکنان دولت، مازاد هستند و باید تعیین تکلیف شوند؛ تعدیل یا کنار گذاشته شوند تا هم جلوی هزینه‌های سرباری که به دولت بابت ایجاد سیستم بوروکراسی اداری تحمیل شده، کاهش پیدا کند و هم سیستم اداری از حالت کند و ناکارآمد به سیستمی چابک، چالاک و با انعطاف بسیار بالا تبدیل شود.
پس شما علت بخشی از کاهش راندمان کار مفید را مازاد‌بودن نیروها می‌دانید؟
بله. تفاوت ما با برخی از کشورهای پیشرفته درست در همین نقطه است. زمانی که کاری در جایگاه درست تعریف نشده باشد و صرفا جذب نیروی انسانی ملاک باشد نه اهداف توسعه‌ای سازمان، ساعت کاری مفیدی هم وجود نخواهد داشت تا بتوان ارزیابی درستی انجام داد.
اساسا چه عواملی وضعیت ساعت کار مفید را بهبود می‌بخشد که در کشور ما از قلم افتاده؟
توجه به میزان کارایی، اثربخشی و بهره‌وری نیروی کار از عواملی هستند که در توسعه اهداف سازمانی هر کشوری مدنظر قرار داده می‌شوند اما در سازمان‌های دولتی ما کمتر توجهی به آنها می‌شود. کارایی، میزان ستاده کارکنان در یک زمان مشخص را به ما اعلام می‌کند و در اثربخشی اهدافی دنبال می‌شود که کیفیت را ملاک قرار دهد تا ضریب اطمینان کارفرما و سازمان بر مبنای کیفیت مطلوب کار بالا رود.
اگر یک کارمند کارایی لازم را داشته باشد بدین معناست که اثربخش هم هست؟
خیر. ممکن است یک شاغل خدماتی را در زمان مشخصی انجام دهد ولی لزوما آن کار کیفیت نداشته باشد؛ در واقع نوار کارایی در سازمان‌های خصوصی و دولتی باید تا جایی کشیده شود که به اثربخشی لطمه‌ای وارد نکند.
آیا بهره‌وری مختص واحدهای تولیدی و صنعتی است؟
در سازمان‌های دولتی و عمومی هم بسیار حائز اهمیت است و میزان خدماتی که به مردم ارائه می‌دهند باید کاملا بهره‌وری شده باشد. بهره‌وری بالاترین شرایط کیفی و عملکردی در هر سازمانی است که باعث می‌شود انجام خدمات و تولید محصول به‌صورت کارا و مؤثر در سازمان‌ها اتفاق بیفتد.
رسیدن به این بهره‌وری شاید دغدغه همه سازمان‌های دولتی و خصوصی است که با ابزارهای مختلف و ایجاد شرایط متفاوت در کارهایشان مدام به‌دنبال ایجاد بهره‌وری و ارزش‌افزوده هستند. تلاش می‌کنند به‌مراتب کیفیت کارشان را بالا ببرند و هزینه‌هایشان را کنترل کنند تا در نهایت آن چیزی که به سود منتج می‌شود را به‌دست بیاورند.
بهره‌وری معادل سودآوری است؟
نه. چون سودآوری را شما می‌توانید با بسیاری از پارامترهای دیگر مانند رانت و گرانفروشی هم به‌دست آورید اما لزوما برای آن نباید بهره‌وری متصور شد. بهره‌وری در سازمان باید به‌صورت کاملا فراگیر باشد و همه ابعاد سازمان را از بالاترین تا پایین‌ترین هرم درگیر مقوله فرهنگ بهره‌وری و ارزش‌افزوده کند.
سازمان‌های دولتی و خصوصی ما چه ضعفی در این بخش دارند؟
افزایش بهره‌وری در همه سازمان‌های دولتی و خصوصی باید به‌صورت مستمر و جامع باشد نه مقطعی. غالبا در سیستم نظام‌های دولتی برخی طرح‌ها به‌صورت کاملا نیمه‌وقت و مقطعی ارائه و بعد از مدتی هم منسوخ شده و به بوته فراموشی سپرده و بایگانی می‌شوند. رسیدن به بهره‌وری مستمر، زمانبر و مستمر است.
چگونه می‌توان بهره‌وری را بالا برد و بازدهی کاری نیروها را افزایش داد؟
برای رسیدن به بهره‌وری مطلوب در سازمان‌ها و شرکت‌ها حتما باید مدیران و کارکنان را درگیر کنیم. جلب مشارکت همه ابعاد نیروی انسانی در رسیدن به بهره‌وری مطلوب بسیار تعیین‌کننده است. تعیین شاخص‌های کمی برای سنجش میزان بهره‌وری در هر واحد سازمانی بسیار می‌تواند کمک‌کننده باشد تا بفهمیم وضعیت عملکرد ما در سازمان‌ها به چه نحوی است.
مهم‌ترین حلقه اتصال بهره‌وری و عملکرد تعریف و تعیین یک نظام سنجش ارزیابی و ارزشیابی عملکرد و اتصال آن به حلقه زنجیره پاداش و پرداخت‌های مالی و ریالی است. به‌خاطر اینکه شما زمانی می‌توانید نتایج عملکردها را انعکاس دهید که ملاک‌های سنجشی داشته باشید که در مقوله ارزیابی عملکرد بگنجد. یک نظام ارزشیابی را طراحی کنید و براساس شاخص‌هایی که استاندارد و تعریف‌شده و مورد قبول همه واحدهای سازمان است، افراد و عملکردشان را بسنجید و به دیگران و کسانی که در آن سازمان کار می‌کنند بازخورد ارائه دهید. با ارائه بازخوردهای مثبت و منفی عملکردشان را اعلام کنید تا نسبت به بهبود وضعیت عملکرد خودشان تصمیم درست بگیرند و اقدام مقتضی انجام دهند.
مدیریت چقدر در کارایی و عملکرد نیروها اهمیت دارد؟
بسیار زیاد. البته باید توجه داشت که بحث مدیریت در سازمان‌های دولتی عموما به خاطر یکنواخت‌بودن کار، روزمرگی‌های مستمر، عدم‌پویایی نهادینه شده به‌خاطر دادن خدمات ثابت، مستمر و دائمی، تفویض اختیار نسبت به سازمان‌های خصوصی بسیار متفاوت است. در سازمان‌های دولتی بحث دستورالعمل‌های سفت و سخت و بوروکراتیک بسته‌بندی شده را داریم که هم دست مدیران را می‌بندد هم دست کارمندان را. اجازه نمی‌دهد پویایی و جنب‌و‌جوش سازمانی در نهادهای دولتی شکل بگیرد و در نهایت به ضعف و کاهش عملکرد و افت بهره‌وری در سازمان‌های دولتی منتج می‌شود. از سوی دیگر گاهی در سازمان‌ها مشاهده می‌شود که روش‌های انجام کار غلط است؛ ایجاد آیین‌نامه‌هایی که استاندارد نیستند، تهیه خط‌مشی‌ها و روش‌های اجرایی که عملا دست و پاگیر، ناکارآمد و غیرتخصصی هستند و باعث ایجاد سردرگمی‌های ارتباطی و سازمانی، اتلاف وقت، هزینه و انرژی سازمان‌ها و ادارات دولتی می‌شوند.
اما صرف وجود بوروکراتیک بسته به تنهایی نمی‌تواند منجر به کاهش کار مفید نهادها شود.
به کارگیری نیروی انسانی غیرمتخصص، وجود سیستم نامناسب ارزشیابی عملکرد در سطح سازمان‌ها و عدم‌مشاهده بازخوردها، نبود انگیزه کاری در کارکنان، حاکم‌بودن روحیه منفعت‌طلبی فردی در سازمان‌های دولتی با ایجاد رانت‌ها و انحصارطلبی‌های مختلف، با استخدام‌های توصیه شده و سفارشی و ایجاد پروژه‌های خاص در سازمان‌ها و کم‌کاری نیروها ساعت کار مفید را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد و بهره‌وری را پایین می‌آورد.
ضعف ما در مقایسه با کشورهای پیشتاز در این زمینه چیست؟
بحث فرهنگ کار در ایران بسیار پایین است و همین موضوع میزان ساعت کار مفید در بخش‌های دولتی و خصوصی را کاهش داده.
اساسا بالابودن حجم کاری مدیران کمکی به افزایش بهره‌وری می‌کند؟
مشغله کاری زیاد مدیران هم یکی از موانع پایین‌بودن بهره‌وری است که غالبا در سازمان‌ها بنا به تصمیمات غلط مدیریتی، حجم کاری و اختیارات یکسری از مدیران را افزایش می‌دهد که باعث افت عملکرد مدیر در آن حوزه کاری می‌شود. بهتر است که تناسبی بین حجم کاری و ساعت کاری ایجاد شود تا یک مدیر یا نیروی انسانی بتواند در محیط کاری خودش با فراغ بال مسئولیت‌هایش را انجام دهد.
میزان حقوق چقدر در افزایش یا کاهش ساعت کاری مفید مؤثر است؟
یکی از عوامل مهم در ایجاد انگیزش شغلی بحث نظام پرداخت عادلانه و منصفانه است. ما در بعضی از سازمان‌های دولتی یا خصوصی شاهد عدم‌پرداخت منصفانه حقوق و دستمزد هستیم. افرادی که شایستگی دریافت حقوق‌های نجومی و آنچنانی یا شرایط احراز پست و شغل مورد نظر را ندارند، موجبات نارضایتی سایر کارکنان را فراهم می‌کنند.
زمانی که جوی مبتنی بر اخبار گرفتن حقوق‌های نجومی در جامعه رخ می‌دهد سطح عملکرد افراد را در سازمان‌ها کاهش می‌دهد و عملا سازمان را به سمتی می‌برد که از حالت چابکی و پاسخگویی صریح و اثربخش با بهره‌وری بالا تبدیل به یک سازمان بیمار با آیین‌نامه‌های دست و پاگیر خشک و ناکارآمد شود. اما می‌شود با تغییر رویکرد بهتر و مفیدتر به همراه یک نظام مدیریتی اثربخش از این شرایط بیرون آمد و سازمان را به سمت تعالی و رشد برد. در ایجاد شرایط ارتباطی خوب و سالم انگیزه نیروی انسانی در هر واحد و صنفی افزایش پیدا می‌کند. افزایش انگیزه مثبت، استرس‌های شغلی را کاهش می‌دهد و بهره‌وری را بالا می‌برد و منتج به ایجاد رویکردهای مثبت در جامعه خواهد بود. در نهایت هم تعیین درست مسیر شغلی افراد، منتج به بهبود جامعه و شرایط مطلوب خواهد شد.
انگیزه‌های کار
مهم‌ترین حلقه اتصال بهره‌وری و عملکرد تعریف و تعیین یک نظام سنجش ارزیابی و ارزشیابی عملکرد و اتصال آن به حلقه زنجیره پاداش و پرداخت‌های مالی و ریالی است. به‌خاطر اینکه شما زمانی می‌توانید نتایج عملکردها را انعکاس دهید که ملاک‌های سنجشی داشته باشید که در مقوله ارزیابی عملکرد بگنجد
در همینه زمینه :
