برای هر موضوع رسمی به کجا و چگونه نامه بنویسیم؟
ای پیک نامه بر که خبر می‌بری به دوست
نیلوفر ذوالفقاری
حتما تا به حال برایتان پیش آمده که بخواهید برای پیگیری و حل یک مشکل، نامه‌ای رسمی بنویسید اما این کار آن‌قدرها هم ساده نیست. اینکه برای کدام مشکل باید به کجا نامه بنویسید، برای نوشتن آن از چه ادبیاتی استفاده کنید و آن را به مقصد کدام نهاد یا سازمان ارسال کنید، فوت و فن‌هایی دارد که باید قبل از دست به قلم‌شدن یاد بگیرید.
به کجا نامه بنویسیم؟
اولین قدم برای اینکه نوشتن یک نامه رسمی را شروع کنیم این است که بدانیم دقیقا برای چه هدفی باید به کجا نامه بنویسیم؟ قبل از هر چیز مطمئن شوید نوشتن نامه کتبی راه مناسبی برای مطرح کردن درخواست و مشکل شماست. بعد باید مخاطب خود را مشخص کنید؛ مثلا تعیین کنید قرار است به یک اداره منطقه‌ای نامه بنویسید یا یک سازمان بزرگ‌تر؟ اگر تصمیم گرفتن برایتان ساده نیست این مثال‌ها را بخوانید: در محله شما لوله آب آسیب دیده و مدتی است شاهد هدر رفتن آب در یک نقطه از شبکه آبرسانی هستید یا کنتور آب دچار مشکل شده است. برای گزارش این مشکل باید به شرکت آبفای مربوط به منطقه و ناحیه سکونت خود نامه بنویسید. نشانی مکاتباتی معمولا روی قبض‌های آب نوشته می‌شود. اگر نیاز به نامه نوشتن به اداره گاز دارید باید بدانید اداره گاز هر محله مطابق با منطقه شهرداری‌ای که در آن سکونت دارید نیست. اداره گاز شامل 11منطقه گازرسانی است که حتما با مشاهده قبض گاز می‌توانید تشخیص دهید کدام منطقه به نشانی شما مربوط است؟البته این اطلاعات در پورتال این شرکت هم قابل‌دسترسی است. شوراهای حل‌اختلاف برای ادعاهای حقوقی که نیازی به مراجعه به دادگاه ندارند ساخته شده‌اند. مشکلات مربوط به موضوعاتی مثل ورشکستگی، اختلافات بین صاحبخانه و مستأجر، سرقفلی و کسب و پیشه و دعواهای خانوادگی در شورای حل‌اختلاف قابل‌طرح است. شعبه‌های شورای حل‌اختلاف متعدد هستند و چه‌بسا بتوانید در محله خودتان بیش از یک شعبه پیدا کنید. جز این اداره‌ها و شرکت‌ها، برای مطرح کردن درخواست‌های دیگر می‌توانید به هر سازمان و نهادی، از صدا و سیما گرفته تا وزارتخانه‌های مختلف نامه بنویسید.
مختصر و شفاف
در یک نامه رسمی برخلاف نامه‌های دوستانه که می‌توانید از هر دری سخنی بگویید، با هدف مطرح کردن یک درخواست یا مشکل، دست به قلم شده‌اید؛ پس لازم نیست جملات طولانی و اضافی در متن نامه شما وجود داشته باشد. درخواست خود را واضح و شفاف در مختصرترین شکل خود بنویسید. هر روز تعداد زیادی نامه به‌دست نهادها و سازمان‌ها می‌رسد که اگر قرار باشد هرکدام از آنها طولانی یا مبهم باشند، زمان رسیدگی به درخواست‌ها هم به همان نسبت زیادتر می‌شود. از توضیحات غیرضروری خودداری کنید و فقط درخواست اصلی را بنویسید. در متن به‌طور دقیق بنویسید که از آن مسئول، نهاد یا سازمان درخواست چه اقدامی را دارید تا ابهامی درباره مشکل شما به‌وجود نیاید. در متن درخواست اگر پیشنهادی برای گیرنده دارید آن را محترمانه و بدون توهین مطرح کنید اما از به‌کار بردن جملات دستوری خودداری کنید که در غیراین صورت هیچ بعید نیست با درخواست شما مخالفت شود. در پایان نامه که قصد دارید متن را با جمله تشکر و قدردانی تمام کنید، لازم نیست سراغ تعارف و تعریف‌های غلوآمیز و شعاری بروید. فقط کافی است محترمانه از توجه گیرنده به نامه شما و پیگیری آن تشکر کنید.
چطور نامه را بفرستیم؟
حالا که نامه را نوشته‌اید و می‌دانید قرار است آن را به‌دست چه‌کسی یا کدام سازمان و نهاد برسانید، لازم است نامه را در یک پاکت بگذارید. پشت پاکت، در سمت چپ و بالای آن نام و آدرس فرستنده، یعنی خودتان را بنویسید. اگر از طرف شرکت یا اداره‌ای نامه را می‌نویسید از کدپستی استفاده کنید اما اگر از شخصیت حقیقی خودتان استفاده می‌کنید، بهتر است کد ملی 10رقمی خود را هم در قسمت اطلاعات فرستنده بنویسید.حالا نوبت نوشتن نام و نشانی گیرنده در سمت راست و پایین پاکت نامه است. نشانی را دقیق و خوانا بنویسید و حتما کدپستی گیرنده را هم عنوان کنید. برای فرستادن نامه چند راه دارید؛ هم می‌توانید آن را در صندوق پست بیندازید و هم آن را به اداره پست منطقه خودتان تحویل دهید؛البته اگر می‌خواهید نامه زودتر به مقصد برسد و نشانی گیرنده چندان دور نیست، می‌توانید نامه را با پیک بفرستید یا خودتان آن را تحویل دهید.
شروع یک نامه رسمی
نامه اداری و رسمی برخلاف نامه‌های دوستانه و صمیمی، باید از اصول نگارشی و دستوری خاصی پیروی کند. البته این به آن معنا نیست که خودتان نمی‌توانید از پس نوشتن چنین نامه‌هایی برآیید. نامه را با نوشتن نام خداوند در بالای صفحه شروع کنید. بعد از سلام، لازم است اسم و سِمَت گیرنده نامه را بالای صفحه و در سمت راست آن بنویسید. بهتر است سِمَت شخص را یک سطر پایین‌تر از نام او بنویسید. نامه‌های اداری قرار نیست با لحن صمیمانه و محاوره‌ای نوشته شوند، در نتیجه بهتر است از کلمات رسمی و محترمانه استفاده کنید. قبل از نوشتن نامه اصلی بهتر است درخواست خود را روی چرکنویس یادداشت و جمله‌ها را اصلاح کنید و وقتی مطمئن شدید، سراغ تکمیل نامه بروید. متن درخواست خود را محترمانه بنویسید و با جملات قدردانی و تشکر به پایان برسانید. حالا وقت نوشتن نام کامل و امضای شما در قسمت پایین و سمت چپ نامه است. حتما تاریخ نوشتن نامه را هم ذکر کنید. اگر قرار است به پیوست نامه، تصویر یا مدرکی را هم برای گیرنده بفرستید لازم است این موضوع را در متن نامه یادآوری کنید. توجه به چند نکته ساده اما مهم هم بد نیست، داشتن غلط دیکته‌ای یا نگارشی در نامه باعث می‌شود زحمت‌تان هدر رود. از کلمه‌های واضح و مناسب استفاده و نقطه‌گذاری‌ها را رعایت کنید. در حاشیه صفحه چیزی ننویسید. نامه اداری باید در کاغذ A4 نوشته شود، اگر متن نامه را تایپ کنید که چه بهتر اما اگر هم می‌خواهید آن را دستی بنویسید، حواستان باشد دستخط خوانا و تمیزی داشته باشید.
این تنها راه نیست
تا اینجا یاد گرفتیم که چطور باید یک نامه رسمی و اداری بنویسیم، مشکلی را مطرح و رسیدگی به آن را پیگیری کنیم. نامه نوشتن یک راه مطمئن و همیشگی است چون درخواست ما به شکل مکتوب ثبت می‌شود اما اگر نخواستید یا زمان کافی برای نامه نوشتن نداشتید، راه‌های دیگری هم برای رساندن صدای شما به گوش مسئولان وجود دارد. تقریبا همه اداره‌ها، شرکت‌ها، سازمان‌ها و نهادها پورتال رسمی دارند که در آن امکان برقراری ارتباط با مخاطبان وجود دارد. پاسخ خیلی از پرسش‌هایتان را می‌توانید روی وبگاه آنها پیدا کنید.جز این، بسیاری از اداره‌ها سامانه‌های تلفنی برای رسیدگی به درخواست‌های مردم راه‌اندازی کرده‌اند؛ به‌طور مثال با گرفتن شماره 122می‌توانید با آبفای منطقه ارتباط برقرار کنید یا با مرکز تلفن شرکت گاز استان تهران (81971)تماس بگیرید.