آیا دورکاری توانسته بسترهای الکترونیکی‌شدن نظام اداری و استخدامی کشور را فراهم کند؟
دستگاه‌ها باید صفر تا صد خدمات را الکترونیکی کنند
گفت‌وگو با علاءالدین رفیع‌زاده؛ معاون نوسازی اداری سازمان اداری و استخدامی کشور
خدیجه نوروزی_روزنامه نگار
تجارب کشورهایی که دورکاری را تجربه کرده‌اند نشان می‌دهد که دورکاری بهره‌وری در سازمان‌ها را تا 40درصد افزایش داده است، چراکه هم برای دورکاران و هم سازمان‌ها در مصرف هزینه‌ها و زمان رفت‌وآمد صرفه‌جویی زیادی صورت می‌گیرد. با این حال نرخ رشد استفاده از این روش در سازمان‌ها پایین است و آنها همچنان از ساختار سنتی تبعیت می‌کنند. دورکاری در اسفند، فروردین و اواسط اردیبهشت در کشور ما در شرایط کرونا نشان داد که اجرای این طرح می‌تواند جامعه را از مزیت‌هایی چون کاهش ترافیک شهری، کاهش آلودگی هوا و سروصدا و کاهش نرخ بیکاری بهره‌مند سازد. با این پرسش که اجرای طرح دورکاری تا چه اندازه توانسته در افزایش بازدهی و صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان‌ها و ادارات مؤثر عمل کند و اساسا اجرای این طرح نیازمند چه بسترهایی است با علاءالدین رفیع زاده، معاون نوسازی اداری سازمان اداری و استخدامی کشور، به گفت‌وگو نشستیم که ماحصل آن را می‌خوانید.
دورکاری می‌تواند نسخه واحدی برای تمام دستگاه‌های اداری و استخدامی باشد؟
دورکاری یکی از روش‌های مورد تأیید بسیاری از مراجع علمی و اجرایی است اما قطعا نمی‌تواند نسخه واحدی برای همه دستگاه‌ها در همه حوزه‌ها باشد و ابهاماتی در این زمینه وجود دارد که در دنیا نیز به آن توجه می‌کنند؛ از این بُعد که بخشی از اقدامات دستگاه‌ها عملیاتی و نیازمند ارائه خدمات حضوری است. البته دورکاری به‌عنوان یک چارچوب کلی می‌تواند در شرایط مختلف و حتی شرایط عادی مورد استفاده قرار گیرد. این طرح در کشور هم با هدف افزایش بهره‌وری، انعطاف کاری، کاهش رفت‌وآمد و حفظ سلامت کارمندان در بحران شیوع کرونا به اجرا درآمد.
این کار موجب صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش بازدهی سازمان‌ها شده است؟
در این خصوص الان نمی‌توان نظری داد که در کدام سازمان کاهش هزینه اتفاق افتاده یا افزایش بازدهی در عملکرد داشته، اما در سازوکاری از دستگاه‌ها درخواست کرده‌ایم هرکدام به‌طور مجزا اثرات دورکاری را با توجه به سازوکارهای سازمانی خود به ما گزارش دهند تا ببینیم از نظر بهبود عملکردها، سرعت‌بخشی به خدمات و نحوه و فرایند انجام کار و هزینه‌ها، چه اتفاقی در این مدت افتاده است.
انجام این کار نیازمند چه بسترهایی است؟
تجویز دورکاری نیازمند شرایط خاص و تا حد زیادی متکی بر استفاده از تجهیزات الکترونیکی است.
قبل از تمرکز روی صرفه‌جویی در هزینه‌ها، نیازمند سرمایه‌گذاری در این زمینه هستیم. شرکت یا سازمانی که قرار است برخی کارمندان را دورکار کند باید بستر الکترونیک لازمی که آنها در دفتر کار دارند را برایشان در منزل فراهم کند. این کار مستلزم داشتن سامانه مشخصی است تا فرد بتواند خدمات لازم سازمان را بدون هزینه‌کرد شخصی ارائه دهد. به‌عنوان مثال یک سازمان به‌جای سیستم ارتباط آنالوگی باید با ویپ (VOIP) امکان ارتباط اینترنتی را برای کارمند فراهم کند. سیستمی فراهم شود که نیاز به امنیت اطلاعات و مقابله با تهدیدات شبکه‌ای را تامین کند. این کار احتیاج به شبکه‌های کامپیوتری، سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای پشتیبان دارد. در این مورد بحث‌های مدیریتی و نظارت و کنترل کارکنان هم مطرح است.
مهم‌ترین اعتراضی که برخی سازمان‌ها در ارتباط با شرایط دورکاری دارند چیست؟
در شرایط کرونا ما به سازمان‌ها و ادارات اعلام کردیم که یک‌سوم تا دوسوم کارمندان می‌توانند دورکار باشند که این موضوع برای برخی دستگاه‌های عملیاتی مشکل‌آفرین بود و به این وضعیت معترض بودند، چرا که نیازمند حضور حداکثری کارمندان در محل کار بودند. البته ما در بخشنامه‌ها بر این نکته تأکید داریم که در هر شرایطی حتی دورکاری نباید مردم خللی را در فرایند ارائه خدمات احساس کنند. البته ما در حال تنظیم سیستمی در یک چارچوب خاص هستیم که در شرایط خاص، سازمان‌ها بتوانند بدون کوچک‌ترین خللی خدمات خود را ارائه دهند و در آینده‌ای نزدیک پیشنهاد آن به دولت تقدیم خواهد شد.
در بخشنامه‌هایی که درخصوص دورکاری صورت می‌گیرد توجهی به کلانشهر بودن یا قرارگرفتن در نقطه کور به لحاظ کندی سرعت اینترنت و سایر جوانبی که وجود دارد، می‌شود؟
بدیهی است که سرویس سازمان‌های شهرستانی یک وزارتخانه متفاوت با سرویسی باشد که در ستاد یک وزارتخانه وجود دارد. از طرف دیگر نگاه، فرهنگ و سواد الکترونیکی مردم در استفاده از خدمات آنلاین، دسترسی‌شان به اینترنت و ضریب نفوذ آن، در تهران با سایر شهرستان‌ها متفاوت است. از این‌رو نگاه ما نیز در صدور بخشنامه‌ها و ابلاغیه‌ها متفاوت است.
ساعت کاری ادارات در دوران کرونا چه تفاوتی با قبل کرده؟
با توجه به آخرین ابلاغیه سازمان ما (7/3/99)، ساعت کاری دستگاه‌های اجرایی از ساعت 7:30 تا 14:30 است که باید در همه دستگاه‌ها ثابت باشد و کارمندان موظفند در این ساعات در محل کارشان حضور پیدا کنند و طبق ماده 87 قانون مدیریت خدمات کشوری 44ساعت موظفی ماهانه خود را پر کنند.
همانطور که می‌دانید چون با دورکاری ساعت انجام کار برای فرد شناور می‌شود، بهترین و مناسب‌ترین ساعت را برای انجام کار انتخاب می‌کند. چرا شرایط کاری را شناور نمی‌کنید تا بازدهی افزایش پیدا کند؟
در سازمان‌های عملیاتی و اجرایی اجرای چنین طرحی امکان‌پذیر نیست.
فکر نمی‌کنید باید کم‌کم به سمت دولت الکترونیک حرکت کرد و به برخی بوروکراسی‌های اداری پایان داد؟
الکترونیکی‌کردن خدمات یکی از اهداف اصلی ما در اصلاح نظام اداری است. بخشنامه 12/12/98 سازمان اداری و استخدامی کشور در ارتباط با کرونا دقیقا به همین موضوع اشاره کرده و در آن قید شده تمام دستگاه‌ها مکلف هستند در مرحله اول صفر تا 100 یک خدمت را الکترونیکی ارائه دهند تا مردم مراجعه حضوری نداشته باشند. اگر صفر تا 100امکان‌پذیر نیست از ظرفیت پیشخوان‌ها و پست استفاده کنند. براساس برنامه دوم از برنامه جامع اصلاح نظام اداری، بیش از 4600خدمتی را که دستگاه‌های اجرایی باید به مردم ارائه دهند احصا، شناسنامه‌دار و دسته‌بندی کردیم. بر همین مبنا مشخص کردیم که کدام‌یک از دستگاه‌ها چه درصدی از این خدمات را باید الکترونیکی کنند. با برگزاری جشنواره شهیدرجایی در هفته دولت و تقدیر از دستگاه‌های برتر با حضور رئیس‌جمهور، رقابت ایجاد کردیم تا دستگاه‌ها به سمت الکترونیکی‌شدن حرکت کنند.
نظارت بر دستگاه‌ها در اجرای بخشنامه‌ها و مصوبات مربوط به دورکاری به چه شکل است؟
فصل یازدهم قانون مدیریت خدمات کشوری ماده 81 دستگاه‌های اجرایی را مکلف کرده تا برنامه‌های حوزه نظام اداری زیرمجموعه خود را ارزیابی کنند. ماده82 هم این تکلیف را برعهده ما گذاشته که تمام دستگاه‌های اجرایی را ارزیابی کنیم و به رئیس‌جمهور و شورای‌عالی اداری و هیأت وزیران گزارش سالانه (درصورت نیاز) بدهیم.
کیفیت جلساتی که به‌صورت آنلاین برگزار می‌شود، چه تغییری کرده است؟
ما به‌عنوان یک سازمان ستادی با تمام دستگاه‌های اجرایی به‌صورت وبینار و ابزارهای الکترونیک تعامل داریم و جلسه برگزار می‌کنیم. تقریبا تمام جلسات بیرونی ما از همین طریق در حال برگزاری است که مانند جلسات حضوری مسائل حاشیه‌ای ندارد و به‌علت چارچوب تعریف‌شده، افراد هم مرتبط با موضوع صحبت می‌کنند و مدیریت جلسه راحت‌تر و بهتر در حال انجام است که صرفه‌جویی در زمان و هزینه و انرژی و سلامت افراد را هم به‌دنبال دارد.
دسته بندی خدمات در سازمان ها:
بر اساس برنامه دوم از برنامه جامع اصلاح نظام اداری، بیش از 4600 خدمتی که دستگاه های اجرایی باید به مردم ارائه دهند از سوی سازمان اداری و استخدامی کشور احصا، شناسنامه دار و دسته بندی شده است که بر مبنای آن مشخص
می شود کدام یک از دستگاه‌ها چه درصدی از خدمات خود را باید الکترونیکی کنند
