جدا از کاربرهای حرفه‌ای که عملا ایمیل‌شان بخشی از شغل آنها محسوب می‌شود و باید آن را منظم نگه‌دارند، بسیاری از کاربران به واسطه ایمیل‌های شلوغی که هر روز تعداد بیشتری نامه‌الکترونیک به انبارش اضافه می‌شود، از کارکردن با آنها دست می‌کشند. اما روش‌های ساده‌ای وجود دارند که به وسیله آنها می‌شود سروسامانی به صندوق‌های پستی الکترونیک داد.
نامه‌های مهم را پیدا کنید
خوشبختانه جی‌میل یا بسیاری از سرویس‌های مهم ایمیل دنیا از سیستم جست‌وجوی بسیار خوبی بهره می‌برند. در ابتدا باید سراغ افرادی بروید که از آنها ایمیل‌های مهم دریافت می‌کنید. در جی‌میل و ایمیل یاهو این کار با تایپ : name انجام می‌شود و شما باید به جای name آدرس کسی که به‌دنبال نوشته‌هایش هستید را تایپ کنید. با این روش به راحتی می‌توانید بخش زیادی از ایمیل‌های مهم خود را پیدا کرده، پوشه‌ای بسازید و برای آنها در ایمیل خود به پوشه «نامه‌های مهم» بفرستید تا همراه دیگر ایمیل‌ها پاک نشوند. البته ذخیره‌کردن آنها روی کامپیوتر نیز از دیگر روش‌های نگهداری ایمیل‌هاست.سپس می‌توانید با جست‌وجوی کلماتی که برای کار استفاده می‌کنید ایمیل‌های مهم را پیدا کنید.
خلاص شدن از نامه‌های قدیمی
احتمالا اگر از آن دست کسانی هستید که نامه‌های خود را فقط می‌‌خوانید و آنها را پاک نمی‌کنید، صفحات تعداد نامه‌های شما از صفحات جنگ و صلح هم بیشتر باشد. یک روش ساده در جی‌میل و البته بسیاری از سرویس‌های دیگر نیز وجود دارد که می‌توانید به وسیله آن ایمیل‌های قدیمی را بیابید و آنها را پاک کنید. مسلما اگر نامه‌ای مهم هم در 2ماه پیش برای شما ارسال شده باشد دیگر اهمیتی نخواهد داشت. پس با جست‌وجوی اینگونه شروع کنید: after: date که ایمیل‌های بعد از تاریخی که در date می‌نویسید را به شما نمایش می‌دهد و عبارت before:date که ایمیل‌های قبل از تاریخی که به جای date می‌نویسید را لیست خواهد کرد.
خبرنامه‌ها را پاک کنید
خوشبختانه این روزها استفاده از خبرنامه‌ها کمی بهتر شده و بعضا خیلی هم به درد می‌خورند. اما هنوز هستند آنهایی که با ایمیل‌های مدام تنها صندوق نامه‌های شما را پر خواهند کرد. یک روش ساده برای پیدا کردن این دست ایمیل‌ها وجود دارد که می‌توان به راحتی آنها را پیدا و سپس درون نامه‌ها آنها را unsubscribe کرد یا به قولی از آبونمانشان خارج شد. برای این کار کافی است که عبارت label:^unsub را جست‌وجو کنید. بعد از اینکه از خبرنامه‌های مختلف خارج شدید دوباره جست‌وجو را انجام داده و ایمیل‌های مربوط به این بخش را نیز پاک کنید.
پیدا کردن فایل‌های حجیم
بسیاری از فایل‌های بزرگی که برای شما ارسال می‌شوند از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند. برای پیدا کردن آنها هم کاری ساده در پیش دارید. به بخش جست‌وجو رفته و عبارت Size: را تایپ کنید. حالا حجمی که برای حداقل فایل مدنظر دارید تایپ کنید؛ مثلا 20mb. حالا سرویس ایمیل تمامی ایمیل‌هایی که فایل‌هایی با این حجم دارند را برای شما لیست خواهد کرد و شما می‌توانید یا آنها را به پوشه‌ای منتقل کرده یا روی دستگاه ذخیره کنید.
عکس‌ها را پیدا کنید
نه فقط عکس، روش پیش‌رو به شما امکان پیدا کردن هر نوع فایلی را می‌دهد، اما مسلما عکس‌ها هستند که برای شما از اهمیت بالایی برخوردارند. برای این کار کافی است عبارت:ilename را نوشته و فرمت فایل خود را جلوی آن تایپ کنید. برای مثال JPG، Jpeg، Gif و PNG بیشترین استفاده را برای عکس‌ها دارند و اگر به‌دنبال فایل‌های صوتی می‌گردید از mp3 استفاده کنید.
پایان کار
حالا که بخش زیادی از ایمیل‌ها را در روند جست‌وجو پاک کردید، بین ایمیل‌های باقیمانده یک نگاه گذرا بیندازید تا ببینید چیز مهمی وجود دارد یا خیر، حالا به‌صورت دسته‌ای ایمیل‌های باقیمانده را پاک کنید تا در نهایت به یک صندوق پستی الکترونیک تمیز برسید که دیگر از خبرنامه‌ها پر نخواهد شد.
