خداحافظی پلیس با پرونده‌های کاغذی

 سحر جعفریان عصر | روزنامه‌نگار 

پرونده همگی‌شان در ضلع شمال‌غربی پایتخت در محوطه‌ای بیش از هزار و ٧٠٠ مترمربع و میان صدها قفسه فلزی زنگ‌زده بایگانی بود؛ همه آنها که از حدود سال 1292خورشیدی گَزمه امنیه و افسر نظمیه به شمار می‌آمدند تا بازنشسته‌های اخیر فراجا؛ پرونده‌هایی کاغذی که بسیاری‌شان از فرط کهنگی، پاره و پوسیده و حتی دچار تغییر شیمیایی و سمی شده ‌بودند و البته باعث بیماری‌های ریوی و پوستی در نیروهای بایگان پیر و جوانی که هر چند وقت در میان برای یافتن سابقه بیمه، سال‌های خدمت، گواهی حضور در جبهه‌ها یا کمک به فرآیند پژوهش‌های اجتماعی و دانشگاهی مجبور بودند تلنبار پرونده‌ها را جابه‌جا کنند. حالا اما از آن پرونده‌ها، اطلاعاتی الکترونیکی در سامانه هوشمند بایگانی دیجیتال باقی مانده‌است تا همیشه ماندگار، قابل دسترس و نیز بدون آلودگی باشند. گزارش زیر در گفت‌وگو با دست‌اندرکاران طرح ملی بایگانی هوشمند اسناد سازمان بازنشستگی فراجا تنظیم شده‌است.

پناه به آرشیو دیجیتال از پرونده‌های سمی

مقدمات راه‌اندازی طرح سامانه هوشمند بایگانی دیجیتال در سال‌1393 اتفاق افتاد اما از سال 1401با همکاری شرکت دانش‌بنیان الکترونیک تراکنش ویرا به اجرا درآمد؛ طرحی که قرار بود باری سنگین از دوش آرشیویست‌ها و نیروهای بایگانی‌ مرکز اسناد سازمان بازنشستگی فراجا بردارد. اواسط1401، این طرح عملیاتی شد و 140نیروی مرکز دست به‌دست هم دادند تا پرونده‌های خاک‌خورده و فراموش‌شده، یکی یکی برسند پای دستگاه‌های اسکن. سرهنگ دوم مهندس ابوالفضل راستگو، رئیس فاوا (سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات فراجا) مرکز امور بازنشستگان فراجا و رئیس اسناد دیجیتال و بایگانی دیجیتال شرکت الکترونیک تراکنش ویرا در این‌باره توضیح می‌دهد:«پرونده‌های کاغذی برای تبدیل شدن به دیتاهای دسته‌بندی‌شده الکترونیکی باید از 7کارگاه بگذرند. کارگاه اول، شماره‌گذاری‌ است؛ به پرونده‌ها شماره و سریال مرتبط با طرح داده می‌شود. کارگاه دوم، مربوط به مرتب کردن و آماده‌سازی است؛ الصاقات اضافه مانند منگنه، پونز و نوارچسب‌ها جدا می‌شوند تا برگه‌ها درست و کامل اسکن شوند.» کارگاه سوم، همان مرحله اسکن است که کاربران (کارکنان کارگاه‌ها) برگه‌های هر پرونده را جداگانه و پشت و رو به خوانش الکترونیکی درمی‌آورند. این آخرین مرحله‌‌ای ا‌ست که کاربران با کاغذهای پوسیده و خورده شده سر و کار دارند و اغلب، برای محافظت مقابل قارچ و باکتری‌های زنده میان پرونده‌های سمی، ماسک و دستکش می‌پوشند.

بایگانی حق و آبروهای خاک‌گرفته‌
اطلاعات اسکن شده هر پرونده با کد ویژه‌ای در سامانه بارگذاری می‌شود. راستگو ادامه می‌دهد:«کارگاه چهارم، مرحله تکمیل آن دسته از اطلاعات بارگذاری شده‌ای ا‌ست که بخشی از آنها دچار نقص، تکرار و یا تشابه با دیگر پرونده‌هاست. تکمیل اطلاعات از طریق بررسی پیوست‌های موجود از پرونده ناقص در سایر سازمان‌ها و سامانه‌ها انجام می‌شود. در کارگاه پنجم، کنترل کیفیت و در کارگاه ششم، بازبینی پرونده‌های تأیید نشده و برگشتی صورت می‌پذیرد.» کار در همه کارگاه‌ها با وسواس پیش می‌رود تا خطی از پرونده‌ها برای ذخیره دیجیتال از قلم نیفتد. سرهنگ راستگو، پیش از توضیح کارگاه هفتم می‌گوید:«امور کارگاه‌ها را بر عهده افراد آموزش‌دیده و متعهد گذاشته‌ایم؛ چرا که حق و حقوق مادی و معنوی صاحبان و وارثان پرونده‌ها گاهی در گرو حتی یک جمله یا خطی از اطلاعات آن پرونده‌هاست؛ به‌طوری که اگر یکی از افراد شاغل در کارگاه‌های هوشمندسازی آرشیو با سهل‌انگاری و تنبلی، جمله و خطی از پرونده‌ای را پیگیری و ثبت نکند، حقی ضایع یا آبرویی ریخته خواهد شد.»  به‌گفته این مسئول انتظامی، آمار بازنشسته‌های قدیمی و تازه‌‌ای که هر یک بنا به دلایلی سراغ پرونده بایگانی شده دوران خدمت خود را می‌گیرند، بیش از 30درصد در سال است:«به‌عنوان مثال کسی از راه دور یا نزدیک می‌آمد برای دریافت سابقه بیمه یا اثبات مدت حضور در میدان جنگ دوران 8سال دفاع‌مقدس. مواردی داشتیم که لابه‌لای برگه‌های یک پرونده، تک‌برگه‌ای 3-2خطی با نام رزمنده و شرح بستری و درمان در فلان درمانگاه مرزی دوران جنگ، گواهی ادعا و حقی شده‌است.» در حال حاضر، سامانه هوشمند بایگانی دیجیتال با ارائه 16نوع خدمت که پرکاربردترین‌شان گواهی سابقه خدمت، تعیین دستمزد و برخورداری از تسهیلات رفاهی سازمانی ا‌‌ست در دسترس کارکنان نیروی انتظامی قرار دارد.

دیجیتال‌سازی 6میلیون پرونده
کارگاه هفتم که پایان کار تبدیل آرشیو کاغذی به بایگانی الکترونیکی محسوب می‌شود، کنترل کیفیت نهایی نام دارد. در این کارگاه، کاربران برای آخرین بار دیتای هر پرونده را بررسی و تأیید می‌کنند تا کامل و جامع باشد. راستگو می‌افزاید:«بعد از کارگاه هفتم، پرونده‌هایی که فاقد اعتبار و امتیاز تاریخی، فرهنگی، امنیتی و محرمانگی باشند با نظارت امحا می‌شوند.» پرونده‌هایی که جنبه تاریخی و میراث فرهنگی داشته باشند، سر از پژوهشگاه علوم انتظامی و موزه پلیس درمی‌آورند و تکلیف پرونده‌های امنیتی و محرمانه نیز در دیگر ارگان‌های دولتی روشن می‌شود. تاکنون بیش از 6میلیون پرونده در سامانه هوشمند بایگانی دیجیتال به بیش از 100میلیون برگ سند و اطلاعات تبدیل و تثبیت شده‌است. راستگو همچنین می‌گوید:«از فناوری کمک گرفته‌ایم تا اسناد و پرونده‌های قدیمی فراجا از فقدان فضا، احتمال مفقودی و نابودی به دلایل مختلف مانند فرسودگی، آتش‌سوزی و غیره محفوظ بمانند، ضمن اینکه هزینه‌های بایگانی به شیوه دیجیتال بسیار اقتصادی‌تر از بایگانی به روش‌های کلاسیک و دستی است.»  

حالا جزئیات پرونده کنت دومونت فرت، مستشار اتریشی دوره قاجار و شهناز مهری، دوشیزه شهربانی و سعید نظمیه، کارآگاه نخبه اواخر قاجار تا بازنشسته‌های اخیر فراجا در گاوصندوق دیتای آرشیو هوشمند این سازمان ذخیره شده است.


از اطلاعات نیروهای پلیس تا پروفایل‌های جنایی

شرکت دانش‌بنیان الکترونیک تراکنش ویرا که در ساخت آرشیو دیجیتال، همراه فراجا بوده به تهیه پروفایل‌های جنایی در فازهای توسعه‌ای و بعدی سامانه بایگانی اطلاعات انتظامی می‌اندیشد. این را علی‌نیاکویی، رئیس هیأت مدیره این شرکت دانش‌بنیان می‌گوید و ادامه می‌دهد:«کدگذاری اطلاعات مربوط به پرونده‌های انتظامی با عنوان پروفایل‌های جنایی می‌تواند دستاوردهای مهمی در زمینه دقت و سرعت گره‌گشایی از پرونده‌های مشابه و جرم‌شناسی داشته‌باشد. این چشم‌اندازی‌ است که با توجه به ظرفیت‌های شرکت در فازهای بعدی مدنظر قرار داده‌ایم.»
 نیاکویی می‌افزاید:«ساز و کار کلی در دسته‌بندی آرشیو دیجیتال فراجا بدین شکل است که پرونده‌ها در 2دسته بایگانی می‌شوند؛ دسته افراد که عمدتا همان کارکنان انتظامی و نظامی هستند و دسته موضوعی که معمولا پرونده‌ها را براساس یک موضوع مانند جرمی خاص یا تخلفی سازمانی دسته‌بندی می‌کنند.»
نیاکویی به ساماندهی سیستم پرداخت حقوق و تسهیلات رفاهی کارکنان نیروی انتظامی در حاشیه راه‌اندازی سامانه هوشمند بایگانی دیجیتال اشاره می‌کند و می‌گوید: «فرایند آرشیو الکترونیکی پرونده‌های فراجا با اسکن 500هزار سند در روز با سرعت در حال انجام است. همزمان، سطح امنیت سامانه را در برابر نفوذهای رایانه‌ای با کدگذاری لایه‌های حفاظتی و تعیین تگ‌های شناسایی، ارتقا می‌دهیم.» بهره‌گیری از هوش‌مصنوعی در طراحی و کارایی و ایجاد ایمنی این سامانه مهم ازجمله اقدامات متفاوت در حوزه بایگانی اسناد ملی بوده‌است.