زمان دست تو افتاده

عیسی محمدی|خبرنگار:

زندگی از زمان تشکیل شده و زمان، غیرقابل بازگشت است. با صرف هزینه می‌توانید زمان را کوتاه کنید اما هیچ‌گاه نمی‌توانید زمان‌های از‌دست‌رفته را برگردانید. اهمیت زمان خود را در همین نکته نشان می‌دهد؛ غیرقابل تکرار بودن و  همین امر برخورد با این مقوله را بسیار مهم می‌کند. مدیریت زمان اساسا برای همین به‌وجود آمده است؛ به خاطر ترس آدمی از بی‌بازگشت بودن زمان و البته رؤیای رسیدن به بهره‌وری و دستاوردهای بیشتر. بد نیست حالا که درباره مدیریت صحبت می‌کنیم به نکته‌های مهم و ارزنده‌ای در این زمینه اشاره کنیم.

در اهمیت زمان

نخستین نکته‌ای که باید درباره مدیریت زمان مدنظر داشته باشیم، اهمیت آن است. عجیب است که ما ایرانی‌ها زمان را به‌راحتی می‌کشیم و از بین می‌بریم، حتی می‌توان گفت قتل‌عام می‌کنیم. انگار از این کالا مقدار زیادی داریم و می‌توانیم هرقدر که بخواهیم داشته باشیم. شگفت اینکه با گذر زمان و عبور از میانسالی گذر زمان شتابی دوچندان می‌یابد و تازه متوجه می‌شویم که زمان زیادی نداریم که صرف کارهایمان کنیم. با وجود این، مدیریت زمان همچنان مغفول می‌ماند و وقت همین‌طور هدر می‌رود.

از دست خواهد رفت

گاهی وقت‌ها برای درک اهمیت یک چیز باید فکر کنیم که ممکن است آن را از دست بدهیم؛ مثلا به یکی از اعضای خانواده خود فکر کنید. اگر این خیال از ذهن شما بگذرد که ممکن است هفته دیگر او را نداشته باشید و او برای همیشه شما را ترک کند چه حسی خواهید داشت؟ گاهی وقت‌ها آن‌قدر در دل اتفاقات مهم زندگی‌مان هستیم که درجه اهمیت آنها را فراموش می‌کنیم. زمان نیز چنین است؛ آن‌قدر در دل زمان هستیم و زمان داریم که اهمیت آن را فراموش می‌کنیم. اما این زمان، هر روز و هر ساعت در حال ازدست‌رفتن است؛ به همین راحتی. تنها کاری که از دست‌ ما بر‌می‌آید این است که با استفاده درست از زمان برای آینده‌ سرمایه‌گذاری کنیم و البته می‌توانیم آن را به راحتی هدر دهیم.

مدیریت زمان،  اصل زندگی است

وقتی اهمیت زمان را به خوبی درک کنیم بی‌تفاوت از کنار آن عبور نخواهیم کرد. حضرت پیامبر(ص) در حدیثی گفته‌اند که در حفظ عمر خود بخیل‌تر از پول و ثروت خود باشید. در احادیث دیگر از عبارت حریص بودن استفاده شده است؛ یعنی نسبت به عمرتان حریص‌تر از مال و منال‌تان باشید. مال را می‌توان دوباره به‌دست آورد حتی بیشتر از اندازه‌ای که قبلا داشته‌ایم اما زمان چنین نیست؛ از زمان فقط می‌توان بهتر بهره برد. برایان تریسی- نویسنده بهترین کتاب‌ها و آموزه‌ها در باب مدیریت زمان- جایی گفته است: «زمانی سهل‌انگاری کرده و فکر می‌کردم زندگی‌ام خورشیدی است که مدیریت زمان، یکی از اقمار و سیاره‌های آن است. اما زندگی‌ام وقتی زیر و رو شد که فهمیدم مدیریت زمان، خورشیدی است که زندگی‌ام یکی از اقمار و سیاره‌های آن است.» تا وقتی اهمیت مدیریت زمان را تا این اندازه ندانید تلاش‌های شما راه به‌جایی نخواهد برد.

تکلیف‌ها را روشن کنید

مسئله بعدی در حوزه مدیریت زمان، زندگی شخصی ماست. مدیریت زمان صرفا قلم و کاغذ و  چک‌لیستی نیست که به کمک آن زمان انجام کارهای‌تان را مشخص می‌کنید بلکه مفهومی فراتر از اینهاست. در واقع تا وقتی هدفی در زندگی‌تان نداشته باشید و تکلیف‌تان با خودتان روشن نباشد مدیریت زمان برایتان معنایی نخواهد داشت. چرا؟ چون وقتی هدف و اولویت‌ها و مسائل اولیه و ثانویه برایتان مشخص نیست می‌خواهید از کجا بدانید که دارید وقت هدر می‌دهید یا نه؟ زمانی به این درک می‌رسید که دارید وقت هدر می‌دهید که بدانید امکان بهتری برای استفاده از زمان وجود دارد و تنها وقتی متوجه این نکته خواهید شد‌ که رؤیا و هدفی داشته باشید و زمانی هدفی خواهید داشت که نگاهتان به زندگی مثبت باشد. در واقع مدیریت زمان، یک رفتار فنی با مسائل زندگی نیست بلکه یک نگاه و نگرش و سبک زندگی است. طبیعی است که باید تکلیف خیلی چیزها را روشن کنیم.

سلام به اولویت‌ها

هر کسی اولویت‌ها و اهداف اصلی و فرعی خودش را دارد. اگر می‌خواهید مدیریت زمان فوق‌العاده‌ای داشته باشید باید اولویت‌های شخصی، خانوادگی، اقتصادی، اجتماعی و شغلی‌تان را مشخص کنید و بدون اینکه این اولویت‌ها همدیگر را خنثی کنند آنها را در جدول زمان‌بندی برنامه‌های زندگی‌تان بگنجانید. در این صورت، درک خواهید کرد که مثلا در ساعت‌های کاری اگر به چیزی جز کار و تقویت بنیه کاری‌تان بپردازید وقت‌تان را هدر داده‌اید یا اگر در زمانی که به خانواده‌تان اختصاص داده‌اید مشغول کارهای دیگر شوید اتلاف وقت کرده‌اید اما تا وقتی که این اولویت‌ها وجود نداشته باشند باید عطای مدیریت زمان را به لقایش ببخشید و فکری دیگر بکنید.

عشق و تنفر نسبت به برنامه‌ریزی

 مسئله مهم بعدی، برنامه‌ریزی است. باید متخصص برنامه‌ریزی شوید البته بیشتر مردم از برنامه‌ریزی فرار می‌کنند؛ چون به آنها احساس خفه‌گی و اسارت می‌دهد اما این نگاهی اشتباه است و باید اصلاح شود. در واقع برنامه‌ریزی و به‌طور کلی مدیریت زمان ابداع نشده که شما را اذیت کند و آزار دهد؛ مدیریت زمان ایجاد شده تا شما وقت و فرصت بیشتری برای عزیزان و علائق‌تان داشته باشید و از زندگی لذت ببرید. اما تا وقتی برنامه‌ریزی دقیقی نداشته باشید هیچ‌گاه به این فرصت‌ها دست نخواهید یافت.

فرار از حوزه‌های خاکستری

وقتی شما نظم و ترتیب بی‌همتایی داشته باشید، کارتان را در ساعت‌های کاری انجام خواهید داد و وقتی به خانه‌ رفتید دیگر ذهن‌تان پیش کارتان نیست. بیشتر ما آدم‌ها در حوزه‌های خاکستری زندگی می‌کنیم؛ یعنی وقتی در محل کارمان هستیم به‌طور صددرصد درگیر کارمان نیستیم و به چیزهای دیگر هم فکر می‌کنیم. وقتی به خانه‌ می‌رویم هم دقیقا همین اتفاق برایمان می‌افتد. مدیریت زمان و البته برنامه‌ریزی، این امکان را برایتان فراهم می‌کند که از حوزه خاکستری خارج شوید و هر کاری را در زمان مناسب خودش انجام دهید و از زندگی نهایت لذت را ببرید. نظم، در حقیقت راهی است برای استفاده بهتر و لذت‌بخش‌تر از زندگی. نظم، هویت زندگی است. در واقع آنچه موجب رنجش‌ ما در زندگی می‌شود بی‌نظمی است. یادتان باشد قطاری که روی ریل‌های مشخص حرکت نکند شاید آزاد باشد ولی به جایی نخواهد رسید؛ نظم چنین چیزی است.

همه‌‌چیز را ثبت کنید

نکته مهم بعدی، سیستم گزارش‌گیری و گزارش‌نویسی است؛ بحثی که دارن هاردی در کتاب «اثر مرکب» خود به خوبی آن را تشریح کرده است. او اشاره می‌کند که وقتی شما در جریان مدیریت مالی خودتان نیستید از کجا می‌فهمید که دارید پول‌هایتان را هدر می‌دهید یا نه؟ در واقع شما هیچ آگاهی‌ و درکی از زندگی مالی خود ندارید. هاردی این نکته را درباره موارد دیگر نیز مطرح می‌کند. به واقع وقتی شما با گزارش‌نویسی همه موارد صرف‌شده زمانی را یادداشت می‌کنید ذهن‌تان به سطح خاصی از آگاهی می‌رسد. شاید برایتان رنج‌آور باشد اما چاره‌ای نیست دیوار آتشی است که باید از آن بگذرید. شما زمان‌تان را صرف چه کارهایی می‌کنید؟ سعی کنید آنها را در دفترچه یا گوشی همراه‌تان ثبت کنید. خودتان را به گزارش‌نویسی و ثبت عادت دهید؛ به این ترتیب به‌صورت ناخودآگاه متوجه خواهید شد که دارید با زمان‌تان چه کار می‌کنید. همین آگاهی باعث خواهد شد تکانی به‌خودتان بدهید. می‌توانید بازه‌های زمانی 15، 20 یا 30دقیقه‌ای را برای خودتان درنظر بگیرید تا ببینید مثلا 32 بازه نیم‌ساعته شما در زمان‌های بیداری‌تان واقعا صرف چه کارهایی می‌شود.

و باز هم پارکینسون

شاید مهم‌ترین قانون مؤثر در مدیریت زمان را بشود قانون پارکینسون دانست و البته جمله‌ای از دکتر شوارتز- نویسنده کتاب فوق‌العاده «جادوی فکر بزرگ»- که از ذهنی بودن حد نهایی توانایی‌های ما صحبت کرده است. یک ضرب‌المثل خارجی می‌گوید کاری که همیشه می‌تواند انجام شود هیچ وقت انجام نمی‌شود.  مدیریت زمان هم چنین ماجرایی دارد. زمان انجام کار با کمی امکان خطای محاسباتی باید دقیق و مشخص باشد. در این صورت کارها امکان بیشتری برای پایان یافتن خواهند داشت. می‌گویند اگر دقیقه 90 و دقایق پایانی نبود بسیاری از کارها به سرانجام نمی‌رسید؛ راست گفته‌اند. خیلی از کارها انجام می‌شود تنها به این دلیل که فرصت در حال پایان یافتن است.

هر چیزی در زمان خودش

قانون پارکینسون می‌گوید زمان انجام یک کار، همان‌قدر که در ذهن‌تان برایشان درنظر گرفته‌اید طول خواهد کشید. اگر یک روز را برای انجام کاری در نظر بگیرید حتما آن را یک روزه تمام خواهید کرد و اگر یک ساعت برایش وقت تعیین کرده باشید حتما یک‌ساعته آن را تمام خواهید کرد. نباید اجازه دهید کارهایتان همیشه و همه‌جا امکان عملیاتی شدن داشته باشند. باید ساعت خاصی را برای انجام هر کاری در نظر بگیرید. اینکه برای خودتان سررسیدهایی زمانی‌ ایجاد کنید که باید فلان کار را تا فلان موقع  انجام بدهید بسیار کارگشا خواهد بود.

شما بیشتر از چیزی هستید که فکر می‌کنید

همان‌طور که گفتیم به عقیده دکتر شوارتز تلقی ما از حد توان‌مان ذهنی است؛ یعنی فکر می‌کنیم  این مقدار توان داریم در نتیجه بیشتر از آن تلاش نمی‌کنیم. درحالی‌ که اگر ایمان داشته باشیم که می‌توانیم بیشتر از این  کار کنیم و بهره‌وری داشته باشیم حتما این امکان را هم خواهیم داشت. این درست مثل عضله‌سازی‌ ورزشکاران است که هرقدر بیشتر به آنها فشار می‌آورند عضله‌ها نرم‌تر، منعطف‌تر، قوی‌تر و بزرگ‌تر می‌شوند حتی بزرگ‌تر و قوی‌تر از چیزی که از اول در ذهن‌شان بوده است. پس نگاه ذهنی‌تان به بهره‌وری و حد توانایی‌هایتان را اصلاح کنید؛ جواب می‌دهد.

کدام انگیزه؟ کدام کار؟

حالا که فرصت کوتاه است به 2نکته دیگر هم در حوزه مدیریت زمان اشاره می‌کنیم. مورد اول، اولویت‌بندی خود کارهاست که در نسبت با اولویت‌بندی اصلی قرار می‌گیرد؛ کدام کارها مهم‌ترند و کدام کارها از اهمیت کمتری برخوردارند؟ باید بیشترین زمان را روی کارهای مهم‌تر بگذاریم. انجام خوب کارهایی که چندان مهم نیستند عالی‌ترین شیوه اتلاف زمان است. مسئله بعدی هم بی‌انگیزگی در شروع کارهاست که رتبه اول تنبلی را به ‌خودش اختصاص داده. بیشتر مردم تصور می‌کنند باید  ابتدا انگیزه از راه برسد تا بتوانند کارها را شروع کنند؛ این اشتباه است؛ شما کار را شروع می‌کنید و سپس سروکله انگیزه‌ها پیدا می‌شود. امتحان کنید. همین الان کاری را شروع کنید خواهید دید قبل از آنکه متوجه شوید انگیزه‌تان بیدار می‌شود.