رسمی و بدون تشریفات

شیوا نجفی_روزنامه‌نگار
 
رفتارهای کرونا فقط در عرصه پزشکی ناشناخته و عجیب‌و‌غریب نیست بلکه با نگاهی ظریفانه به کالبد درونی جامعه مشاهده می‌کنیم که بسیاری از آداب و اصول رفتار فردی و جمعی ما تغییر پیدا کرده، آن‌هم در کوتاه‌ترین زمانی که تصورش را نمی‌کردیم. ترک عادات رفتاری چون دست دادن و در آغوش گرفتن‌های گاه از سر صمیمیت و گاه از روی ادب و احترام، گویی در حال پایان دادن به برخی سنت‌ها و آیین‌هاست که تا پیش از این، نوعی بی‌احترامی و بی‌نزاکتی تلقی می‌شد اما اکنون احساس ناامنی در افراد ایجاد می‌کند و ممکن است خود را در معرض خطر و آسیب بدنی ببینند. تأثیرگذاری کرونا در سطحی وسیع‌تر با لغو مراسم عروسی و عزا و مهمانی‌های لوکس، بازار صنف دارندگان تالار پذیرایی و رستوران‌ها و باغ‌داران برگزارکننده مجالس را کساد کرد  و در این بین کارکرد آموزشگاه‌هایی را که فنون پذیرایی و تشریفات آموزش می‌دهند هم بلاموضوع کرده. دورکاری ادارات و سازمان‌ها، برگزاری جلسات در ویدئوکنفرانس و به‌صورت آنلاین را به سمت رسمی شدن کشانده و از قالب ضیافت در آورده است و موجب شده تا تشریفات و فنون پذیرایی کمرنگ جلوه کند.

زحمت بیشتر
سازمان‌ها اخیرا برخی جلسات رسمی را به شکل حضوری برگزار می‌کنند. اسماعیل سیدی، مدیر تشریفات اتاق ایران در گفت‌وگو با همشهری می‌گوید:« بیشتر جلسات ما برخلاف سایر سازمان‌ها حضوری است و 30درصد به‌صورت آنلاین برگزار می‌شود. در جلسات رسمی حضوری قواعد و سبک و شیوه رفتاری رنگ و بوی کرونا به‌خود گرفته و متفاوت از گذشته شده و عملا زحمت ما به‌خاطر ضدعفونی کردن‌های مکرر و کنترل فاصله‌گذاری‌ها بیشتر شده است. در اتاق ایران این پروتکل‌های بهداشتی بیشتر از قبل اجرا می‌شود. افراد حتما قبل از ورود به جلسه با تب‌سنج چک می‌شوند. بر ضد‌عفونی کردن دست‌ها کنترل داریم و ماسک در اختیارشان قرار‌می‌دهیم. کارمندان و مهمانان با یکدیگر دست نمی‌دهند و روبوسی و در آغوش گرفتن هم فعلا منتفی است. همه با رعایت فاصله‌گذاری فیزیکی در جای خود مستقر می‌شوند و اگر تعداد افراد حاضر در جلسه زیاد باشد و به اندازه کافی فضا وجود نداشته باشد برخی به‌صورت آنلاین در جلسات حضور پیدا می‌کنند. چون جلسات اتاق در بخش‌های مختلف زیاد است ما موظفیم بعد از جلسه سالن را برای برگزاری جلسه بعدی ضدعفونی و آماده کنیم. تنها نوشیدنی هم آب‌معدنی است». 

الگوهای رفتاری اداری 
در تشریفات اداری سازمان، استانداردها و ویژگی‌های ظاهری کارکنان حتی در آبدارخانه‌ها بسیار مهم است و این موارد در محیط‌هایی مانند سفارتخانه‌ها که مهمانان خاص و ویژه‌ای دارند اهمیت بیشتری دارد. گرچه بهداشت فردی، محیط و ظروف پذیرایی و مواد غذایی(چگونگی نگهداری و بسته‌بندی آن و توجه در عدم‌به‌کارگیری مواد‌غذایی تقلبی)، شیوه‌های مختلف چیدمان میز و صندلی، تعیین فواصل آن و حتی تفاوت میزآرایی در فضای باز و بسته، چیدمان میز پذیرایی و میز ناهار که به کارگیری رومیزی‌ها، ظروف پذیرایی و دستمال‌سفره‌ها در آنها متفاوت است، در مواقعی اهمیت پیدا می‌کند که جلسات به شکل ضیافت برگزار شود و پذیرایی به صرف غذا و شیرینی باشد و یک مهمان رسمی در جلسه حضور یابد. در چنین مواقعی الگوهای رفتاری اداری، آداب معاشرت و تکریم ارباب‌رجوع(مشتری‌مداری) در قالب تشریفات معنا می‌گیرد. در واقع برگزاری مجالس و جلسات این‌چنینی یک مسئول تشریفات را ترغیب به یادگیری می‌کند تا روی نحوه حمل و سرو غذا و نوشیدنی(چای، قهوه، میوه، آب‌میوه و...) و زمان و روش صحیح جمع‌آوری ظروف در جلسات ضیافتی اطلاعات به‌روز و مدرن کسب کند. اما جلساتی که به‌صورت ضیافت با مهمانان خارجی از سوی ادارات و سازمان‌ها برگزار می‌شد فعلا لغو شده و جلسات داخلی هم به شکل رسمی برگزار می‌شود و ادامه این وضعیت به مرور زمان عملا فرصت‌های آموزشی و تمرینی و اعمال خلاقیت برای به‌روز بودن در نحوه پذیرایی را عملا از کارکنان بخش تشریفات خواهد گرفت. سیدی می‌گوید: «گرچه جلسات ضیافتی دیگر مانند سابق در سازمان برگزار نمی‌شود اما باید به این نکته توجه داشت که تشریفات یک مزیت و فرصت برای رسیدن به اهداف سازمانی است؛ چرا که با ایجاد محیطی رسمی و آرام، جلسات ضیافتی را به سمت‌و‌سویی می‌برد که مطلوب مدیران و به‌صورت کلی سازمان موردنظر است. تشریفات به ملاقات‌ها، مذاکرات، ضیافت‌ها و دید‌و‌بازدیدها جنبه رسمی می‌دهد و تعهداتی را برای طرف مقابل ایجاد می‌کند و در مجموع در روابط کاری سازمان‌ها بسیار مفید و مؤثر است. اما برگزاری جلسات آنلاین جدا از برخی مزیت‌ها کاملا خشک و بی‌روح است و جایی برای تشریفات خاص ندارد».

ارتباطات مؤثر 
در این مدت که دورکاری بر فضای ادارات و سازمان‌های مختلف در ایران و سراسر دنیا حاکم بوده، مسئله تشریفات بسیار تحت‌الشعاع قرار گرفته.
سیدی می‌گوید: «تشریفات در حالی به ناچار کمرنگ‌تر شده که قادر است اصول ارتباطات مؤثر با مدیران، همکاران و مهمانان را با قواعدی که اجرا می‌کند بیاموزد. برگزاری جلسات آنلاین به‌صورت ویدئوکنفرانس و صرفا ارتباط تصویری و کلامی قطعا نمی‌تواند اوضاع را تحت‌کنترل درآورد و در برخی موارد ممکن است سازمان را از اهداف خود دور کند و نتیجه مطلوب رخ ندهد؛ چرا که برقراری ارتباط با زبان بدن از جمله حرکات، رفتارها و تغییر چهره و حتی نگاه مهمانان و مدیران، آن‌هم در یک تعامل اجتماعی و تجاری بسیار مهم است و مبین آن چیزی است که در ذهن‌شان می‌چرخد و جهت ارتباط مؤثر بسیار کاربردی است. اما در دورکاری اخیر در سازمان‌ها و ادارات این مزایا تا حدود زیادی از دست رفته است. از طرف دیگر همیشه مدل‌های پذیرایی و تشریفات مانند سرو انواع نوشیدنی‌ها در یک جلسه طولانی‌مدت برای هر دو طرف مهمان و میزبان جذابیت دارد و نوعی زنگ تفریح محسوب می‌شود تا ذهن برای دقایقی از فضای خشک و رسمی گفت‌وگو خارج شود. در حالی‌ که جلسات ویدئوکنفرانس بیش از اندازه در فضایی خشک، رسمی، خسته‌کننده و بی‌روح اتفاق می‌افتد و تمرکزها روی موضوعات اصلی است اما همیشه حواشی جلسات حضوری آن را برای مهمانان و مدیران دوست‌داشتنی‌تر می‌کند و بسیاری از تعامل‌ها و توافق‌ها در چنین فضایی رخ می‌دهد و در خداحافظی‌ها تصویری خاطره‌انگیز در قاب ذهنی افراد شکل می‌گیرد».  محیط نیز به‌عنوان یکی از ابزارهای تعامل بیشتر در دورکاری و جلسات آنلاین از دست رفته و جنب‌و‌جوشی در تدارکات یک مراسم وجود ندارد. محیطی نیست تا رنگ‌پردازی و نورپردازی شود و یک محیط گرم با تهویه‌ای متبوع برای همه در شرایطی استاندارد به یک میزان ایجاد کرد و روان را به درجه‌ای از آرامش رساند تا مهمانان و میزبانان به دور از تنش، ترس و اعتماد‌به‌نفس پایین و هیجان کاذب تصمیم‌های مهم سازمانی بگیرند. ارتباط فیزیکی منوط به سرعت اینترنت نیست اما ارتباطات آنلاین گاه با قطعی‌های مکرر کلافه‌کننده می‌شود. ماندن طولانی‌مدت در این وضعیت و برگزاری جلسات آنلاین همچنین به مرور موجب از بین رفتن مهارت‌های فردی و اجتماعی کارمندان و مدیران در زمان حضور در محیط‌های رسمی می‌شود. البته در جلسات آنلاین هم افراد ملزم به رعایت قواعدی هستند. به گفته مدیر تشریفات اتاق ایران، کارمندان و مهمانان جلسه نمی‌توانند با هر لباسی در جلسات آنلاین حضور پیدا کنند.

کاهش مهارت: 
ماندن طولانی مدت در وضعیت کرونا و برگزاری جلسات آنلاین به مرور موجب از بین رفتن مهارت های فردی و اجتماعی کارمندان و مدیران در زمان حضور در محیط‌های رسمی می‌شود